お世話になっております、オフィス回復ドットコムです。
池袋を中心に関東一円範囲で「内装工事」「原状回復工事」をメインにお手伝いさせていただいております。
今回は、
状況に応じたオフィスのリニューアル
というテーマでお話させていただきます。
まず、オフィスをリニューアルするタイミングとして、どのような場合が思い浮かびますか？
テナント店舗のように短いスパンで変更することはありませんが、
特にここ数年、コロナウイルスの流行をきっかけにオフィスの在り方が大きく問われることとなりました。
オフィスが所在している以上、通勤している人が少なかったとしても快適で、実用的であるべきかと思われます。
私なりの観点で、オフィスをリニューアルするのであればどのような点に注目したらよいか、考えてみたいと思います。
オフィスはただあれば良いというものではなく、時代や状況に応じて変化させるべき
皆さまのオフィスでは、常時何人の社員さん（あるいはアルバイト・パートさん、出向社員さんなど）がいて、それぞれどのような業務をしていますか？
会社が小規模であれば、1人1人がそれぞれいろんな業務を兼業したり、
反対にある程度の規模になっていくと、それぞれ部署があり、1フロアの中でも各部署同士の横の繋がりすらない、ということすらありえます。
そのような多種多様なオフィスを、すべて1つの空間、同じ配置の机にて島だけ作って終わりというのはあらゆる点で問題が発生しかねません。
まずは下記に、オフィスにおける業務上の問題点を列挙させていただきます。
- ●他部署や、他会社の境界があいまいなため、書類の管理などが大変になる
- ●人数が少ないからとフロアに狭しと社員が押し込められ、リラックスできない
- ●全ての部署、他会社にて同一の会議室の予約の取り合いが発生し、しかも壁が薄かったり、機密漏洩の恐れがある
- ●逆に、整然とした机の配置のため社員同士のコミュニケーションが不足している
- ●大きなフロアにたくさんの社員が出勤していたが、今はテレワークにて社員数が半数以下となっているため、席にまばらに社員が座る状態となっている
などが挙げられます。
私が過去に在職していた会社でも、大きなフロアに様々な部署が混在し、
長机の島にて会社や部署を分けられていたのですが、通路が近所にあり、
書類の管理は大変厳しかった記憶があります。
また、長机も横に5～6人ほどの幅を2列というようになっていたため、
端から端や、対角線上の方とのコミュニケーションが非常に取りづらかったです。
これらはあくまで一例ですが、そのような問題点が発生した際オフィスをそのままにしておくのは非生産的であると考えられます。
次に、オフィスをリニューアルする際着目すべき点を列挙させていただきます。
オフィスをリニューアルする際、着目すべき点
- ●現在の業務内容や、勤務時間・人数などに即しているか
- ●社員のモチベーションダウンに繋がらないか、また受付や来客スペースであれば会社のイメージアップにつながるようなデザインになっているか
- ●動線や部署ごとの人の動きが妨げられないようになっているか
現在の業態・業務内容や、勤務時間・人数などに即しているか
前述したように、特にここ数年でコロナ禍に限らず、世の中が目まぐるしく変化しています。
そうした中で、できる限り何度もリニューアルをすることなく、なおかつ現在出勤しているメンバー、テレワーク等しているメンバーが双方とも快適に過ごせるように配慮すべきです。
比較的よく目にする改善案の一つに、フリーアドレス席や出向社員向けのスペースを設けるなどがあります。
日々出社する社員が変わるような職場であればPCをノートPCにし、出社した社員同士が近くに座ることができれば、意思疎通がしやすくなるかもしれません。
また、出向社員がいるオフィスであれば正社員向けの機密性の高いエリアへは踏み入ってほしくない、という場合があるでしょう。
そのような時、出向社員や、それを管理したり共に業務を行うメンバー向けの空間があると、機密文書の保管や、内密な話をしやすくなるかと思われます。
会議（商談）をしているイメージ画像。
画像は写真acより。 社外の人と打ち合わせをする場合、当然ではありますが通路に書類の置かれた机や電話、会話によるやり取りが行われている空間と隔離されているべきです。 機密情報を保持するためです。
社員のモチベーションダウンに繋がらないか、また受付や来客スペースであれば会社のイメージアップにつながるようなデザインになっているか
例えば、テレワーク社員が増えたことによりフロアを減床したとします。
単純に狭くした空間にオフィスを詰め込んでしまうのでは、動線やパーソナルスペースが失われかねません。
机やイスも、場合によってはスペースに則したものに変更したほうが良い場合もあります。
受付や来客スペースのデザインも重要です。
面談に来られた方が会社にいい印象を持ってもらえるよう、また上記にも挙げさせていただきましたように、来客対応の空間で機密性の高い会話が行き交うことのないよう、
パーテーションを設けたり、立ち入り禁止エリアを策定する必要があります。
動線や部署ごとの人の動きが妨げられないようになっているか
例えば文書の保管スペースなどがすべて共用になっており、それがとある部署の近所にあるなどの場合、通路に頻繁に他部署の人々が通行するようになり業務がスムーズにいかなくなるなどの問題が発生してしまうかもしれません。
おしゃれな空間は人の心を高揚させますが、オフィスはあくまでも業務を行うところですので、円滑に業務が行えるようなオフィスを作り上げなければなりません。
おまけ
弊社で過去に施工したオフィスの事例を簡単に紹介します。
その①
オフィスの施工写真その①
施工中の写真ですが、こちらのオフィスはガラスパーテーションを多用しており、開放感のあるオフィスとなっております。
オフィスの施工写真その①です。
黒を基調としたオフィスで、各所にガラスパーテーションが使用されており、
部屋を区切りつつ圧迫感の無いようにデザインされております。
なお、今回写真は割愛させていただきますが、エントランス部分は来客対応も行うため、
タイルがあしらわれ、オフィスと異なる印象に仕上がっております。
オフィスの施工写真その②
こちらは既存の白を基調としたオフィスの一部の壁を塗装したり、間仕切にガラスパーテーションを使い、活気と落ち着きのある空間となっています。
オフィスの施工写真その②です。
こちらは白を基調とした一般的なオフィスに、黒縁のガラスパーテーションや塗装壁でアクセントカラーを取り入れております。
まとめ、最後に
以上、状況に応じたオフィスのリニューアル について、ざっくりとお話させていただきました。
オフィスにて、
- コロナ禍や、近年の働き方改革でオフィスを減少したい、または増床・移転を考えている
- 業態転換に伴いオフィスをリニューアルしたい
- 出向社員や新たな部署の設置の伴い打ち合わせスペースがほしい
など、内装工事一式承っておりますので、
「この工事であればいくらくらいかかるのか」
「こういうプランがあるが、実現可能であるか」
など、お気軽にどうぞご相談下さい。
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